Секретарь-делопроизводитель/Помощник руководителя/Офис-менеджер

Секретарь, Помощник руководителя, Делопроизводитель (Инженер)
ОАО Национальный институт авиационных технологий, Москва
http://niat.ru
Научные разработки, моделирование и проектирование в среде виртуальной/расширенной реальности.

Обязанности:
- Создание и ведение электронного раздела "Документооборот" в корпоративной системе Search12 - регистрация, учет, полное описание и хранение внутренних и внешних документов; подбор необходимого материала по запросу.
- Создание и ведение бумажного документооборота; подбор необходимых материалов по запросу.
- Выполнение функций помощника руководителя (секретаря): прием и распределение звонков; деловая переписка; участие в организации жизнедеятельности офиса; прием и сопровождение посетителей; оформление командировок, заказ ж/д и авиабилетов, отелей; работа с курьерами; оформление разовых пропусков; копирование и сканирование документации.
- Создание, ведение и актуализация различных каталогов/списков/перечней, баз данных (технические данные, технологические перечни, адреса и телефоны партнеров и т.д).
- Проведение систематизации, редактирования, унификации научно-исследовательских материалов (проектов), выполняемых сотрудниками в процессе работы по Госконтрактам; подготовка результатов этих работ в виде томов, брошюр (научно-технические отчеты, методические указания и др.) в соответствии с ГОСТами и согласование для передачи Заказчику (Минпромторг РФ).
Достижения:
Благодаря организованному мною документообороту; сбору, анализу и систематизации производственных и административных данных (каталоги и т.д.); моей работе с профильными проектами в качестве Нормоконтролера - трудоемкость работы отделения уменьшилась на 20-25%; производственный процесс стал более удобным и систематизированным.
Так же я способствовала снижению интенсивности рабочей нагрузки Руководителя благодаря успешно выполняемым мной функциям Помощника (секретаря).
Были успешно сданы Заказчику 5 крупных профильных проектов и 3 проекта в качестве соисполнителей (моя роль - от начальной стадии до согласования).

Обязанности:
- Участие в координации взаимодействия служб аэродромного Комплекса по организации прилета/вылета воздушных судов (логистические решения);
- Организация и ведение документооборота, прием и распределение звонков, деловая переписка, прием и сопровождение посетителей;
- Создание и ведение базы данных;
- Ведение производственной и технической документации;
- Предполётный расчёт центровки грузовых и пассажирских воздушных судов.

Достижения:
Благодаря организованному мною документообороту и ведению баз данных с целью выдачи информации по первому требованию трудоемкость рабочего процесса Комплекса значительно понизилась.
Благодаря внесенным мною новшествам упростился процесс взаимодействия между службами аэродрома.